Politica e istruzioni in materia di denuncia di irregolarità (Whistleblowing)

1. Introduzione
Come azienda e come parte del Gruppo Vimian (di seguito “Nextmune Italy”) ci impegniamo a rispettare elevati standard di condotta etica negli affari. In linea con questo impegno ed in ottemperanza al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, la presente Politica e le istruzioni per la segnalazione di un sospetto illecito (di seguito “Whistleblowing Nextmune Italy Policy o Politica”) forniscono informazioni utili per la gestione di eventuali comportamenti sospetti che potrebbero verificarsi all’interno di Nextmune Italy.
La segnalazione di un sospetto illecito (come definito nella sezione 2 di seguito) è nella presente Politica denominata “Whistleblowing”.
Per whistleblowing si intende la segnalazione di un sospetto illecito, ad esempio violazione dei dati, corruzione, minacce, violenza, molestie.
Un whistleblower (segnalante) è la persona che presenta una segnalazione di sospetto illecito.

Se una segnalazione viene inviata in conformità della presente Politica, il “Whistleblower” è protetto contro le ritorsioni dovute alle relative segnalazioni.

È responsabilità di ciascun Responsabile garantire che la presente Politica sia conosciuta ed attuata nell’ambito delle rispettive aree di competenza e responsabilità. Tutti i dipendenti e qualsiasi altra persona che entri in contatto con Nextmune Italy dovranno essere a conoscenza della esistenza di tale Politica.

Nextmune Italy incoraggia chiunque voglia denunciare un illecito ed in prima istanza, invita nel contattare il diretto Responsabile. Tuttavia, il “Whistleblower” può, in conformità con la presente Politica, sempre segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing qui riportati.

2. Definizione di illecito
Per illecito si intende qualsiasi condotta grave che possa avere un impatto negativo sull’attività di business e/o sulle azioni di Nextmune Italy o sull’ambiente di lavoro per i dipendenti e/o partner commerciali o altri comportamenti gravi che potrebbero potenzialmente essere di interesse pubblico.
Il comportamento illecito include, ma non è limitato a, qualsiasi atto reale o ragionevole sospetto:
(i) violazione di leggi e regolamenti (sia civili che penali);
(ii) violazioni gravi/gravi delle politiche o dei valori fondamentali di Nextmune Italy;
(iii) concussione e corruzione;
(iv) rischi gravi riguardanti la vita o la salute delle singole persone o animali (come crimini ambientali, gravi carenze nella sicurezza sul lavoro o nella sicurezza dei prodotti).
(v) altro.

Situazioni che riguardano controversie lavorative tra un lavoratore e Nextmune Italy generalmente non rientrano nella definizione di illecito nell’ambito di questa Politica. A tal proposito, Nextmune Italy incoraggia il lavoratore coinvolto di informare direttamente l’Ufficio Risorse Umane di Nextmune Italy: HR-Italy@nextmune.com

3. Ambito e responsabilità
In ottemperanza a tale Politica, si invitano le seguenti categorie di persone a segnalare ogni eventuale illecito:
• dipendenti (compresi i dipendenti a tempo determinato);
• lavoratori interinali/somministrati;
• appaltatori (quali consulenti e altri soggetti indipendenti appaltatori);
• tirocinanti e volontari;
• lavoratori autonomi;
• membri del consiglio di amministrazione;
• azionisti;
•fornitori; e
• altri lavoratori sui quali Nextmune Italy esercita controllo e direzione.
La presente Politica si applica anche ai soggetti la cui “relazione di lavoro” con Nextmune Italy deve ancora iniziare ossia nei casi in cui le informazioni di illeciti siano stati acquisite durante il processo di reclutamento o altre trattative precontrattuali. La Politica si applica anche ai singoli lavoratori che hanno acquisito informazioni nell’ambito di un’attività lavorativa svolta con Nextmune Italy in passato.

4. Non ritorsione
La persona in qualità di “Whistleblower” che, come informatore acquisisce le informazioni di un illecito in un contesto lavorativo, non sarà oggetto di alcuna forma di ritorsione per aver segnalato tali informazioni in buona fede tramite il canale messo a disposizione da Nextmune Italy. Per “ritorsione” si intende qualsiasi forma diretta o indiretta atto o omissione che si verifica in un contesto lavorativo sia provocato dalla segnalazione di Whistleblowing.
La protezione contro le ritorsioni non si applica se la segnalazione stessa oppure la raccolta delle informazioni per la segnalazione costituisce reato.

5. Protezione dei dati e privacy
Ogni trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della legislazione applicabile. I dati personali trattati verranno cancellati entro due anni dalla conclusione di un’indagine se la stessa è stata avviata a causa della segnalazione di un illecito.
Nella misura del possibile, le informazioni ricevute in relazione a una potenziale indagine saranno trattate in modo confidenziale e la privacy del “Whistleblower” e l’oggetto della segnalazione saranno tutelati.
Tuttavia, si tengano in considerazione le informazioni riguardanti la potenziale divulgazione di seguito contenute nella sezione 8 (L’indagine).

6. Canali di denuncia
Nextmune Italy incoraggia, in prima istanza, chiunque voglia denunciare un illecito a contattare il diretto Responsabile. Il “Whistleblower” potrà, in conformità con la presente Politica, sempre segnalare eventuali sospetti illeciti tramite canali interni di Whistleblowing qui riportati da Nextmune Italy.
Per inviare una segnalazione, sarà importante avere ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni in possesso siano fondate. Tuttavia, non è però necessario essere in possesso di tutte le evidenze dell’illecito. Se si agisce in buona fede, il “Whistleblower” sarà sempre tutelato da eventuali conseguenze anche se il sospetto di illecito si rivela errato quando la indagine dovesse essere approfondita.
Il Whistleblowing potrà sempre essere effettuato tramite uno dei seguenti canali:
• Nextmune Italy utilizza uno strumento di segnalazione web riservato, dove si possano segnalare eventuali illeciti: https://www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing/
• Telefono: è possibile inoltrare la segnalazione anche telefonicamente. I dettagli di contatto si trovano sullo strumento di segnalazione web riservato (area dedicata del sito www.nextmuneitaly.it/my-whistleblowing – +39 0373 1852 458
• Meeting: è sempre possibile richiedere un incontro con un diretto Responsabile/Responsabili, che dovrà svolgersi entro un ragionevole lasso di tempo. Durante l’incontro potranno essere fornite informazioni sia scritte sia testimonianza orali.
Se la segnalazione avviene tramite telefono o durante una riunione, la documentazione presentata verrà:
(i) registrata, se l’utente acconsente a tale registrazione, oppure
(ii) scritta in un protocollo in cui verrà data l’opportunità rivedere, rettificare e approvare mediante firma.
Per facilitare le indagini successive, Nextmune Italy incoraggia a fornire una descrizione dettagliata del potenziale illecito. È possibile includere documenti, immagini e/o video quando si procede alla segnalazione.
Quando non è rilevante ai fini dell’indagine sul potenziale illecito denunciato, nessun dato personale sensibile (dati rivelanti origine etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza sindacale o salute o vita sessuale) sarà incluso nel rapporto.

Sebbene l’area dedicata del sito Nextmuneitaly.it consenta la segnalazione anonima, Nextmune Italy incoraggia a includere le informazioni di contatto in modo da permettere al personale Responsabile a fare domande appropriate per un completo ed esaustivo follow-up. Si potrà inoltre essere invitato a fornire ulteriori informazioni nel corso dell’indagine. Tuttavia, se si invia la segnalazione in modo anonimo, Nextmune Italy non intraprenderà mai misure investigative per scoprire la identità del “Whistleblower”.
La segnalazione si preferisce in lingua italiana anche se la stessa potrà essere presentata in lingua inglese. Il “Whistleblower” sarà informato dell’avvenuta segnalazione di Whistleblowing entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, a meno che:
(i) è stato dichiarato di non voler ricevere tale riconoscimento di ricevimento o,
(ii) vi è motivo di ritenere che tale presa visione non può essere effettuata senza rivelare la propria identità.
In alternativa o in aggiunta all’utilizzo dei canali messi a disposizione da Nextmune Italy, si potrà sempre segnalare direttamente alle Autorità nazionali competenti in Italia senza rischio di ritorsioni.

7. Destinatario della segnalazione
Destinatario della segnalazione è il Sig. Gennaro Falanga (Direttore Commerciale).
E-mail: gennaro.falanga@nextmune.com; genuf2@icfsrl.it
Telefono: +39 0373 1852 458
Le segnalazioni di irregolarità presentate in conformità alla presente Politica saranno valutate dal personale preposto che, di volta in volta analizzerà e fornirà raccomandazioni utili e le azioni da intraprendere.
La persona preposta agisce in modo del tutto indipendente e con assoluta integrità.

8. L’indagine
Il destinatario della indagine riceverà e registrerà tutte le segnalazioni presentate attraverso l’area dedicata del sito Nextmuneitaly.it
Il destinatario della segnalazione potrà decidere di non indagare su una segnalazione di Whistleblowing, ad esempio se:
(i) le informazioni contenute nella relazione non sono rilevanti,
(ii) le informazioni e/o prove sono insufficienti per un’indagine adeguata,
(iii) da subito si possa accertare che la segnalazione sia stata effettuata in malafede.
Se il destinatario della indagine ritiene che la segnalazione di Whistleblowing sia infondata, essa non sarà oggetto di ulteriore indagine e pertanto la segnalazione sarà cancellata immediatamente.
Al contrario, se il destinatario della indagine decide di avviare un’indagine interna, si procederà sia ad informare l’Amministratore Delegato di Nextmune Italy sia ad informare l’area aziendale del Responsabile oggetto dell’indagine.
Il destinatario della indagine condurrà sempre le indagini con discrezione, gradualità, fiducia e con priorità.
In concomitanza con l’indagine, o quando la stessa debba ritenersi conclusa, potrebbe essere necessario divulgare informazioni interne a vario titolo, ad esempio, avviare procedimenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro. La divulgazione di tali informazioni potrebbe essere comunicata anche alle autorità competenti.
Quando la segnalazione di Whistleblowing viene effettuata tramite i canali interni di Nextmune Italy e, a condizione che la segnalazione non è fatta in modo anonimo, il “Whistleblower” riceverà tutte le informazioni sulle azioni intraprese entro un termine massimo di tre mesi dalla ricezione di conferma di ricevimento della segnalazione a meno che tale informazione non rechi pregiudizio all’indagine in essere o possa pregiudicare i diritti di qualsiasi persona interessata.

9. Linea d’azione
Una volta conclusa l’indagine, il destinatario della stessa presenterà la linea di condotta appropriata e, deciderà quindi la linea di condotta da seguire.
Le azioni dovranno essere pertinenti e proporzionate e dovranno essere prese in considerazione con il quadro normativo di riferimento, le politiche aziendali, cultura e valori aziendali. Le azioni possono includere misure come un provvedimento disciplinare o licenziamento, ovvero deferimento alle Autorità competenti per ulteriori indagini.

Documentazione
Le segnalazioni ricevute attraverso i canali Whistleblowing dovranno essere conservate per un periodo non superiore a quello necessario e proporzionato al fine di indagare su sospette condotte costituenti reato ovvero illeciti amministrativi e/o condotte non conformi alle procedure aziendali, e /o alla disciplina esterna, comunque, applicabile a Nextmune Italy e intraprendere le azioni appropriate, tuttavia non più di due anni dopo un caso di follow-up o una indagine considerata conclusa.
La piattaforma di whistleblowing è disponibile 24 ore al giorno per 365 giorni all’anno.